Хотя и очень хочется, но все успеть невозможно. Да и не стоит стремиться. Важно понимать, что из того, что вы делаете, ведет вас к вашим целям (личным или корпоративным). Имея 8 часов в день и выполняя свои задачи вы, так или иначе, работаете на достижением целей компании. Все, что вы делаете, так или иначе, движет вашу компанию или тормозит движение, если не делаете. И при этом, работая и получая за это деньги, конечно, вы хотите реализовать свои личные цели. Поэтому вы постоянно и заняты чем-то.
Но время, как и любой другой ресурс, ограничено. Вы не можете добавить в сутки еще несколько часов, чтобы успеть доделать дела, точно так же и не сможете вернуть время вспять. И поэтому давайте сначала разберемся с причинами, из-за которых вы не успеваете выполнить запланированное в срок.
Первая причина довольно распространенная – руководитель ставит задач больше, чем существует времени на их выполнение.
Что делать? Обсудить! Всегда говорите о своих задачах с руководителем. Он для того и руководитель, чтобы руководить процессом, а не мешать ему! Если руководитель увидит, что вам необходимо больше времени на задачи, он должен что-то с этим сделать. Другими словами, теперь это его забота, как сделать так, чтобы вы успели все сделать.
Но если руководитель понимает ситуацию и ничего сделать с ней не может (разводит руками, или не хочет понимать), то могу сказать, что вам не повезло с руководителем…. Но с другой стороны — а руководителю с вами повезло?
Если вы не можете справиться с задачами, потому что тратите время на перекуры, кофе/чай, нерабочие звонки и другие отвлечения, то это вторая причина, почему вы не успеваете.
И вам в первую очередь нужно работать над собой и учиться правильно распоряжаться временем. Что же значит правильно распоряжаться временем? Это умение, научившись которому вы гармонично распределяете время на протяжении своего дня, учитывая все факторы воздействия.
В данной статье я могу дать только некоторые рекомендации, придерживаясь которых вы сможете структурировать свой рабочий день и успевать больше.
Правило №1: перед началом рабочего дня выпишите все задачи и проставьте планируемое время выполнения. Так вы уже предварительно сможете увидеть, успеваете ли сделать все задуманное или нет. И, проставляя время, важно не заниматься самообманом и ставить реальные сроки и стараться их придерживаться на протяжении всего дня. Т.е., если вы запланировали время на написание статьи 1 час, то по истечению этого часа вы должны приступить к следующей задаче. И, если этого времени недостаточно было, то нужно расставить приоритеты и понять, что важнее – статья или другое задание.
Правило №2: научитесь расставлять приоритеты. Это очень важный критерий в определении важности задачи на данный момент. И нужно понимать, что, если определенная задача не важна сейчас, то через некоторое время она может превратиться в важную.
Определение приоритетов – это оптимальная расстановка задач во времени.
Правило №3: планируйте форс-мажоры. Они были, есть и будут! Об этом нельзя забывать! И, если вы не будете их планировать, вы постоянно будете к ним не готовы, и они будут заставать вас врасплох. Специалисты рекомендуют отводить 20-25% времени на форс-мажоры. Т.е. 1,5-2 часа рабочего времени у вас в плане не должно быть занято ничем. Если форс-мажоров не случилось, поверьте, вы всегда найдете, чем заняться. Но не стоит себя заведомо ставить в роль проигравшего и планировать день без учета форс-мажоров.
Учтите хотя бы одно из этих правил, и ваш день станет более эффективным!
